Agenda planning en agendabeheer
Het plannen van gesprekken en meetings kan een tijdrovende taak zijn. Dit uitbesteden aan een callcenter is een slimme zet…
Daarom agendaplanning via callcenter
Bij agendaplanning denken we niet direct aan het maken van afspraken met prospecten of potentiële klanten voor vertegenwoordigers of verkopers maar eerder aan planning van bestaande relaties in een bedrijf. Dit kan gaan om verschillende soorten relaties:
- leveranciers;
- werknemers; (evaluatiegesprekken, contractaanpassingen, …)
- bestaande klanten;
- …
Afspraken veranderen soms en ook dit wordt opgevangen door het callcenter.
Door gebruik te maken van een extern callcenter kan je je 100 procent focussen op je taken en verlies je geen tijd met het inplannen of up-to-date houden van je agenda.
Enkel afspraken maken of meer?
Als het callcenter dan toch je gesprekspartner aan de lijn heeft, kan de telemarketeer direct ook enkele bijkomende vragen stellen die jou in staat stellen de vergadering nog beter in te plannen.
Mogelijke vragen kunnen zijn:
- welk product de klant reeds gebruikt;
- of hij al dan niet tevreden is;
- eventueel vragen heeft;
- nieuwe bestellingen overweegt;
- …
Rapportage ondergeschikt en persoonsgebonden
Bij dit soort agendaplanning is het belangrijk dat alle informatie en rapporten snel tot bij de persoon komt waarvoor de agenda gevuld wordt. Dit zorgt voor een betere en correcte voorbereiding.
Het is bij telefonische agendaplanning ook niet de bedoeling dat iedereen alle informatie krijgt. De juiste informatie naar de juiste persoon is het doel! Spreek duidelijk af met je callcenter wat met de verkregen informatie en afspraken dient te gebeuren.
Callcenters en agendaplanning
Veel callcenters hebben telemarketeers in dienst die perfect producten of diensten kunnen verkopen maar niet steeds volleerde planners zijn. Het gebruik door callcenters van jobstudenten die slechts enkele uurtjes werken per maand is hier een mooi voorbeeld van.
De beller moet zelf elk telefoongesprek kunnen analyseren en correct inplannen. Ook eventuele onverwachte vragen of opmerkingen van de klant/leverancier of werknemer dienen doorgespeeld te worden aan de agendabeheerder.
Je wil een klant geen extra dienst proberen verkopen als je die eigenlijk eerst nog moet overtuigen om überhaupt klant te blijven.
Agendabeheer en software
Agenda’s zijn cruciaal in een bedrijfsomgeving. Werken met dezelfde software zodat de afspraken en bijkomende wijzigingen direct zichtbaar worden voor iedereen die daar belang bij heeft, is gewoon een must. Bij de offerte naar callcenters die je dus ook te vermelden met welke software je de agendaplanning doet en of het callcenter dat bekend mee is.
Het versturen van dagelijkse opvolgmails of rapporten is geen optie. Dit moet automatisch verlopen.
