Betalen je klanten niet tijdig of merk je dat verschillende facturen ondanks al je inspanningen gewoon onbetaald blijven? Dan moet je zeker aan incasso doen. Probleem is dat niet elk bedrijf dit zelf kan of wil doen en dus kan je een callcenter inschakelen om incasso telefonie te doen namens je bedrijf zoals een incassobureau dit doet.
Wat is incasso?
Incasso is het volledige proces dat ervoor zorgt dat een openstaande factuur betaald wordt. In veel gevallen is het voldoende om een mailtje of schriftelijke aanmaning per post te sturen om een factuur betaald te zien. In andere gevallen wordt het wat moeilijker en dient de klant telefonisch aangemaand te worden om tot betaling van de openstaande facturen over te gaan.
Als bovenstaande opties niet werken kan er nog steeds geopteerd worden om een rechtszaak aan te spannen. Dit kost evenwel veel geld en tijd. Bij kleinere ondernemingen komt daar dan ook nog eens stress en eventuele cashflow problemen bij.
Waarom met een callcenter aan incasso telefonie doen?
Werken met een callcenter om je telefonische incasso te doen heeft veel voordelen.
Eerst en vooral ben je als bedrijf verlost van de vervelende klus. Het is niet aangenaam om deze incasso telefonie te doen plus zullen je medewerkers op de boekhoudafdeling of administratief bediende wel andere dingen te doen hebben die beter passen bij hun vaardigheden.
Daarnaast heeft het werken met een extern bedrijf voor incasso het voordeel dat de klant geen enkele uitvlucht kan gebruiken of drukking. De incasso staat op dat moment volledig los van eventueel andere bestellingen of toekomstige aankopen.
We denken wel dat je best eerst zelf enkele inspanningen levert om de factuur betaald te zien. Een mailtje of schriftelijke herinnering is hier van toepassing. Ook neem je best wat tijd na de vervaldatum om vergissingen of fouten van jezelf te vermijden. Je wil je klant niet nodeloos in het harnas jagen want dat betekent omzetverlies. Onbetaalde facturen daarentegen geven een verkeerd beeld van je omzet en moet je ten allen tijde vermijden. Natuurlijk kan je dit proces ook uitbesteden aan een callcenter. Je vraagt dan dat ze de eerste maal een vriendelijk contact leggen met je klant.
Hoeveel kost incasso telefonie met een callcenter of contact center?
In veel gevallen zal een callcenter een deel van de factuur vragen met een bepaald minimumbedrag. Als je echter voor een groter telefonisch incassoscript kiest met bijvoorbeeld ook eerst een vriendelijke telefonische herinnering dan kan het callcenter ook werken met een vaste prijs per telefoongesprek of vaste maandelijkse kost.
Maak sowieso goede afspraken met je callcenter over hoe een factuur mag geïnd worden. Je wil misschien niet dat je bedrijf als agressief geboekstaafd wordt. Spreek bijvoorbeeld af dat het callcenter twee maal mag bellen met een week tussen en dat bij het laatste gesprek duidelijk moet gemaakt worden dat de openstaande factuur naar een advocatenbureau of incassobureau gestuurd wordt.
